Bạn có chắc chắn muốn xóa bài viết này không ?
Bạn có chắc chắn muốn xóa bình luận này không ?
Sau một vài năm chinh chiến với các dự án, mình nhận thấy rằng Excel rất hữu dụng trong nhiều công việc liên quan đến quản lý dự án, quản lý tài liệu, đôi khi là cả trong việc lập trình.
Ví dụ, dự án có bộ tài liệu khoảng 200 sheets, mỗi sheet tương ứng với một màn hình, và mỗi màn hình thì có một danh sách các hạng mục bao gồm:
Số lượng hạng mục vào khoảng 2000.
Nếu bạn định nghĩa các hạng mục và text JP/EN tương ứng trong file string thì công số cho việc làm đó cũng khá đáng kể. Đặc biệt là khi tài liệu được update, bạn cũng phải update vào file string một lần nữa.
Với dự án đó mình đã dùng Excel, quét toàn bộ các hạng mục được định nghĩa trong tài liệu và output ra một danh sách. Sau đó dùng công thức để tạo chuỗi khai báo trong file string, đại loại kiểu như:
string ScreenA_Item001 = "Confirm"
Xong thì paste toàn bộ danh sách vào file string, cả EN lẫn JP.
Mình chỉ dành một vài giờ nhưng đã tiết kiệm được rất nhiều thao tác cho team dự án. Thêm nữa, sau đó khách hàng có update tài liệu thì việc update vào file string có thể làm gần như tự động, với độ chính xác tuyệt đối.
Trong việc quản lý dự án cũng tương tự, cũng có nhiều thủ thuật để làm đơn giản các thao tác, tiết kiệm thời gian và giúp team dự án có nhiều thông tin để phán đoán trạng thái dự án, từ đó có các action phù hợp để cải thiện tiến độ, chất lượng, ...
Quản lý dự án trong mơ là người chỉ cần ngồi trước màn hình, quan sát các biểu đồ thống kê dữ liệu của toàn dự án và đưa ra các hành động giúp thúc đẩy dự án đi đúng hướng, đúng hạn.
Trong bộ bài viết "Excel thực dụng - Quản lý dự án với Excel", mình sẽ chia sẻ một số cách thức, thủ thuật mà bản thân đã áp dụng để việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn. Chuỗi bài viết này gồm 5 phần:
Việc tạo WBS và Schedule có 3 mục tiêu chính:
Để tập trung vào việc sử dụng Excel cho công đoạn này, tôi giả sử rằng WBS đã được tạo với đẩy đủ các task cần thiết để hoàn thành sản phẩm đúng như cam kết với khách hàng (nội dung trong hợp đồng hoặc trong file estimate), bao gồm:
Một số trường hợp bạn còn phải tạo task cho cả đội test, khi đó WBS có thể sẽ như sau (đơn giản là thêm vài cột và chèn prefix vào trước tên task để dễ phân biệt):
Việc tiếp theo cần làm là phân chia task cho người phụ trách (Assignee Task)Việc phân chia task cho các thành viên sẽ dựa trên con số estimate, chúng ta coi con số đó (số hour hoặc day của mỗi task) là khối lượng công việc.
Tiêu chí phân chia task tùy thuộc vào việc đánh giá của team dự án.
Có thể có các tiêu chí như sau:
Đầu tiên bạn cần copy toàn bộ danh sách các task đã tạo ra ở bước trên vào file Schedule kiểu kiểu như ảnh trên.
Ở cột J là thông tin về người phụ trách task tương ứng. Dựa trên các tiêu chí phân chia task bạn điền một loạt người phụ trách. Cứ tạm thế đã, sau đó sẽ tính lại xem như vậy đã hợp lý và cân đối hay chưa.
Ở bước này, bạn có thể dùng chức năng Data Validation của Excel để tạo Selection Option cho danh sách người phụ trách.
Sau khi đã chia tạm task cho các thành viên rồi, thì tiếp theo bạn phải tính xem lượng (số lượng và khối lượng) đã phù hợp chưa đúng không? Để làm việc này thì bạn tạo một sheet mới trong cùng file hiện tại, nội dung trong sheet đó có thể sẽ ảnh dưới đây:
Cột C là danh sách người phụ trách, còn cột D là khối lượng (tổng số hour của các task mà thành viên đó được giao)
Để tính ra con số này, bạn có thể dùng hàm SUMIFS. Mục tiêu là tính tổng số estimate ở cột I trong phần trên, với điều kiện là ở cột J người phụ trách trùng với tên thành viên ở cột C (trong sheet hiện tại)
Sau đó, bạn có thể insert thêm các table để nhìn thấy tỉ lệ phân chia một cách trực quan hơn.
Như ở hình trên thì phần DEV đã tương đối đều nhau, nhưng phần TESTER thì lệch nhiều quá, nên bạn phải phân lại.
Trong ví dụ trên, tôi đã tính tổng số với chỉ một điều kiện (là trùng tên assignee). Bạn có thể bổ sung nhiều điều kiện nữa, ví dụ: task theo phase, category, ... tùy vào từng dự án.
Sau khi đã "ăn chia" xong thì bạn cần xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của một task.
Việc này bạn có thể tính thủ công, hoặc dùng Microsoft Project để chia tự động.
Giả sử là bạn đã chia xong thì việc tiếp theo là đưa hết các task này lên Redmine để quản lý.
Dựa vào template file csv import redmine và file schedule, tôi đã tạo file csv như sau (đơn giản là copy rồi paste):
Vào redmine rồi import file csv vừa tạo. Nếu thành công, màn hình redmine sẽ hiển thị danh sách các ticket ID tương ứng với các task trong file csv bạn vừa import.
Bạn copy luôn danh sách đó, rồi paste vào file csv như hình dưới đây (cột N là ticket ID)
Rồi bạn lại copy và paste vào file Schedule (cột G là ticket ID)
Xong bước 1 :D, còn có 4 bước nữa thôi.
Giờ bạn đã có một file Schedule tương đối đầy đủ thông tin như mục tiêu ban đầu đề ra: ai làm task nào, bao giờ xong, và có thể release vào thời gian nào rồi.
Bạn đã hoàn thành xong bước đầu tiên của việc tạo liên kết Redmine với file quản lý Schedule.
Từ mối liên kết này, chúng ta có thể lấy được các thông tin khác như: thời gian, trạng thái, ... để phục vụ cho việc thống kê sau này.
Hẹn gặp lại ở phần 2: Đồng bộ dữ liệu task trên Redmine với tài liệu WBS Schedule.
